Главная - Законодательство - Образцы сопроводительных писем к документам

Образцы сопроводительных писем к документам


Сопроводительное письмо к документам


Текст же документа краток и условно делится на две части:

    сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.). Первая часть обычно так и начинается:

      «Во исполнение… направляем вам…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…».

      Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете).

      Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к.

      представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования. Вторая часть может содержать следующие слова:

        «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр.», «Просим

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Например, проставить на них свои печати или подписи, а затем вернуть обратно отправителю.

Чаще всего сопроводительные письма прилагают к следующим документам:

  1. важные возвратные документы (например, после их подписания);
  2. кадровые документы;
  3. разнообразная исполнительная документация;
  4. акты сверки;
  5. договоры и коммерческие предложения;
  6. отчеты и документы, пересылаемые в контролирующие органы.
  7. налоговая отчетность (при ее отправке в ИФНС);

Важно!

Сопроводительные письма составляют вне зависимости от того, каким именно способом документы будут доставлены получателю — лично в руки, по электронной или обычной почте, через курьера. Письма обычно пишут лица, ответственные за пересылаемые документы или составляющие их.

Делать это может и специально уполномоченное лицо.

Сопроводительное письмо к документам.
Например, секретарь. В большинстве случаев для заверения писем достаточно поставить подпись, но иногда ставится и печать.
Образец

Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер. В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо. Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату.
Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.

Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.

Сопроводительное письмо к документам

Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются.

См. Пример 2. Свернуть Пример 2 Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии) Свернуть Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2. Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов.

Как составить сопроводительное письмо к документам образец


В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

  1. Просим подтвердить получение…
  2. Просим информировать…
  3. Просим руководствоваться… и т.п.
  4. Просим передать…
  5. Просим возвратить…

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Директору ООО «Стандарт» Е.С. Кузьмину 27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович! Источник: https://working-papers.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam

  1. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
  2. Рубрика Оформление документов
  1. 0 комментариев
  2. 16901 просмотр
  3. 4.88

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации.

Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.
Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Как написать сопроводительное письмо к документам — образец

Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.

Рекомендуем прочесть:  Нцу для инвалидов 3группы

В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация: Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени); Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица; Цель, с которой осуществляется отправка документов.

В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Реквизиты Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.

Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.; Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д.

Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Текст письма Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Это исключает возможные ошибки при оформлении.

Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.